Comment automatiser la gestion administrative du personnel ?

Depuis les années 2000, les logiciels RH classiques ont été remplacés progressivement par ce qu'on appelle les "SaaS" pour "software as a service", hébergés en ligne, plus simples et plus accessibles que leurs prédécesseurs. Ces nouvelles solutions ont largement impacté la gestion du personnel et fait évoluer le rôle des équipes responsables.

Vous trouverez dans cet article un tour d'horizon des outils, de leurs avantages et des questions qu'ils posent d'un point de vue humain et social.

La gestion administrative du personnel, c'est quoi ?

Pour commencer, donnons une définition à l'administration du personnel. En résumé, c'est le travail qui consiste à gérer l'ensemble des processus RH d'une organisation dans le respect des règles juridiques et techniques en vigueur. Sont concernées toutes les personnes prenant part à un moment au développement de la structure : salariés en CDI ou CDD, stagiaires, alternants, intérimaires, freelances...

Voici des exemples concrets, non-exhaustifs, classés de l'arrivée au départ d'un travailleur :

• Signature du contrat de travail en bonne et due forme par les deux parties
• Déclarations à l'URSSAF dans le timing imparti
• Validation d'un relevé d'heures correspondant à la réalité terrain
• Gestion des absences, congés ou arrêts maladie
• Paie dans le respect des spécificités de la convention collective
• Fin de contrat et solde de tout compte

Les tâches sont donc variées, primordiales et exigeantes, car elles impliquent un ancrage législatif fort. Elles sont du ressort des RRH, gestionnaires de paie, juristes ou comptables.

Depuis de nombreuses années, les équipes en charge s'accompagnent de logiciels de plus en plus évolués, pour mener à bien leur mission. La réglementation du travail en France étant complexe, ils gagnent beaucoup de temps et réduisent les risques d'erreur, grâce à l'automatisation de l'administratif.

A noter : l'administration du personnel est différente de la gestion des ressources humaines, dont les priorités concernent l'évolution des individus dans la durée, leur épanouissement, la cohésion des équipes, leur efficacité, ou encore les recrutements.

Quels outils utiliser pour une gestion efficace ?

Les outils en ligne de type SaaS apportent des gains de productivité significatifs à l'administration du personnel RH. Les prestataires historiques l'ont bien compris, ils ont été les premiers à faire évoluer leurs offres dans les années 2000. Puis ils ont été rejoints par de nouveaux entrants un peu plus tard, mettant en avant la qualité de leur expérience utilisateur et leurs méthodes d'itération inspirées des start-ups de la Silicon Valley. Aujourd'hui, les offres sont nombreuses et compétitives.

Pour s'y retrouver, voici une cartographie schématique des options à votre disposition.

• Pour les salariés permanents : la pratique commune est de faire appel à un SIRH regroupant les fonctionnalités dont vous avez besoin selon votre taille d'entreprise. Ils peuvent être très légers pour une PME, ou très denses pour un grand groupe.
• Quelques références : les historiques (Sage, Cegid, ADP), les nouveaux venus (Payfit, Personio, Factorial).
• Pour les intérimaires : vous pouvez recourir à une agence digitale, qui simplifiera tous les processus pour vous et vous proposera une expérience complète intuitive. C'est le rôle de Side, qui est capable de gérer toutes vos spécificités via sa plateforme web. Les candidats sont ainsi salariés par Side. Vous avez une facture à payer à l'issue de la mission et aucune procédure à gérer en direct.
• Pour les freelances : certains SIRH intègrent maintenant les actions nécessaires, ou si vous avez un grand nombre de prestataires indépendants, vous pouvez passer par une application spécialisée. Quelques idées : Malt (pour les auto-entrepreneurs), Open Work (portage salarial).

Attention dans le choix de vos outils : l'enjeu de l'expérience en ligne n'est pas juste de transposer les procédés "papier" à un ordinateur. Vous gagnerez vraiment au change si vous avez une interface pensée de manière globale, dans les moindres détails, par des designers spécialistes du digital. Il y a trop souvent des solutions qui impliquent dans la pratique un retraitement manuel ou qui comportent des erreurs, car leur création a été faite de manière partielle, ou confiée à un tiers. Soyez vigilants dans votre benchmark.

Quelle place pour l'humain face à l'automatisation ?

Ce temps gagné grâce à l'outillage libère évidemment des heures dans la semaine classique des équipes en charge. Comment en profiter et en faire une force ?

Les métiers concernés ne doivent pas se laisser dépasser par les avancées techniques. La première priorité est d'assurer une bonne formation pour que personne ne soit concerné par un retard numérique. D'autant plus que ces logiciels coûtent un certain prix. Il faut éviter un usage partiel ou inadéquat.

Au-delà de ces fondamentaux, voici quelques exemples d'actions, difficilement faisables avant l'ère des SaaS et qui peuvent maintenant faire partie du quotidien des administrateurs du personnel :

• Suivre l'évolution des chiffres avec attention pour en tirer de nouvelles initiatives qui permettront d'améliorer la conformité juridique de l'entreprise ou à destination de la GRH : masse salariale, taux d'absentéisme, pourcentage de contrats signés en bonne et due forme...
• Suivre les mises à jour d'ordre légal, communiquer l'information à son écosystème, et éventuellement s'investir pour faire évoluer les règles dans le bon sens, via des syndicats professionnels comme la CGPME, ou comme Prism'emploi dans l'intérim.
• Optimiser les systèmes de financement de la formation, discuter avec les OPCO, pour aider au développement des compétences internes et à l'investissement dans le CPF.

La gestion administrative des ressources humaines est donc une discipline qui évolue chaque année, en fonction du droit du travail d'une part, et du progrès technologique d'autre part. Il faut le prendre en compte pour en tirer le meilleur et pour que la machine ne prenne pas toute la place.

Quel rôle dans l'entreprise pour les RH de demain ?

La fonction RH toute entière évolue vers une alliance du numérique et de l'humain.

Les objectifs vont bien plus loin que la bonne gestion de telle demande, telle donnée ou tel document. Ils impliquent de mettre sur pied une stratégie globale au service de l'épanouissement et de l'efficacité des équipes.

Cette direction prend son ancrage dans différents outils qui permettent de suivre le pouls de l'organisation, d'obtenir les retours de l'activité terrain, d'analyser les coûts et les flux... Pour ensuite lancer des projets structurants et cohérents avec les besoins du moment.

Au cœur de ce système se jouent notamment la culture d'entreprise et la marque employeur, qui prennent une importance considérable. Les talents sont rares, les sociétés ont parfois tendance à grossir vite, notamment dans le monde de la tech. Pour sortir du lot il faut donc avoir en interne des règles et valeurs authentiques, qui feront comprendre en externe qui vous êtes, et qui serviront en interne de ciment.

Ces éléments ne seront pas automatisés et peuvent être pris en main par les effectifs en présence. C'est à chacun de trouver ses aspirations pour contribuer à son échelle aux RH de demain.