Hôte d'accueil

L'hôte d'accueil F/H

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Accueil physique et image de marque : accueillir les visiteurs avec amabilité, les identifier et les orienter vers le bon interlocuteur ou service. Gérer l'enregistrement des visiteurs et la remise des badges (excellente présentation requise).

Gestion des communications : assurer la permanence téléphonique, filtrer les appels entrants et prendre les messages (maîtrise du standard). Fournir des informations générales sur l'établissement et les événements en cours.

Tâches administratives et organisation : gérer le courrier, les plis et les fournitures de bureau. Organiser la réservation des salles de réunion et prendre en charge les petites tâches de secrétariat. Faire preuve d'organisation et de rigueur dans le suivi des tâches.

Les missions de l'hôte d'accueil F/H

Accueil physique

Accueillir les visiteurs avec amabilité, les identifier, les informer et les orienter vers la personne ou le service approprié. Gérer l'enregistrement et la remise des badges visiteurs.

Gestion des communications

Assurer la permanence téléphonique, filtrer les appels entrants, transmettre les messages et, si nécessaire, gérer le standard téléphonique de l'entreprise.

Tâches administratives

Gérer le courrier et les plis (réception et distribution), organiser la réservation des salles de réunion, et prendre en charge de petites tâches de secrétariat (classement, photocopies, gestion des fournitures de bureau).

Information et assistance

Fournir des informations générales sur l'établissement, les événements en cours, et assister les clients ou les collaborateurs dans leurs demandes de base.

Les compétences et savoir-être indispensables

Pour exceller en tant qu'hôte d'accueil, certaines qualités sont essentielles

Compétences

Techniques d'accueil et de communication : maîtriser les codes de l'accueil en entreprise ou en événementiel, et posséder une excellente élocution.
Maîtrise des outils de bureautique : utiliser efficacement le téléphone, le standard, l'ordinateur (Pack Office) et les logiciels de gestion de l'accueil (planning, réservation de salles).
Pratique des langues étrangères : la maîtrise de l'anglais est souvent un prérequis essentiel, surtout dans les structures internationales ou touristiques.

Savoir-être

Excellente présentation et discrétion : avoir une tenue et une attitude professionnelles irréprochables, tout en respectant la confidentialité des informations.é (l'erreur impacte directement le client).
Sens du service et de l'écoute : être souriant, patient et disponible pour satisfaire les demandes des visiteurs et des collaborateurs.
Gestion du stress : savoir rester calme et courtois, même en cas d'affluence ou face à des situations délicates ou des interlocuteurs pressés.
Organisation et rigueur : assurer une bonne gestion du standard téléphonique et des tâches administratives associées.

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Quel est le rôle principal de l'Hôte d'Accueil dans une entreprise ?

L'Hôte d'Accueil est le premier point de contact de l'entreprise. Son rôle principal est d'être le garant de l'image de marque en assurant un accueil de qualité, à la fois physique pour les visiteurs (identification, orientation) et téléphonique (gestion du standard, transmission des messages).

Ce poste est-il uniquement axé sur l'accueil ?

Non, le poste est très polyvalent. En plus de l'accueil, l'Hôte d'Accueil prend en charge de nombreuses tâches administratives essentielles, telles que la gestion du courrier et des plis, l'organisation des salles de réunion, et l'assistance de base aux collaborateurs.

Quelles sont les qualités de "savoir-être" indispensables pour ce métier ?

Les qualités cruciales sont l'excellente présentation et la discrétion, le sens du service irréprochable, de l'écoute et de la courtoisie. Il est également fondamental de savoir faire preuve de gestion du stress pour rester professionnel et efficace, même en cas d'affluence.